Verantwortlich für die nachfolgend beschriebene Verarbeitung personenbezogener Daten ist:
Esther Siebmann, Hebamme und Still- und Laktationsberaterin IBCLC
Seeblick 16, 24787 Fockbek
E-Mail: esiebmann@posteo.de
Telefon: 0176 36398323
Diese Datenschutzhinweise gelten für Anfragen und Anmeldungen, die Betreuung während der Schwangerschaft und im Wochenbett sowie die Teilnahme an Geburtsvorbereitungskursen einschließlich der Teilnahme von Begleitpersonen. Sie gelten außerdem für personenbezogene Daten des Kindes, soweit diese im Rahmen der Betreuung verarbeitet werden.
Verarbeitet werden die personenbezogenen Daten, die für die Bearbeitung von Anfragen, die vereinbarte Betreuung oder Kursteilnahme sowie für Dokumentation und Abrechnung erforderlich sind. Hierzu gehören je nach Leistung:
Stammdaten und Kontaktdaten, insbesondere Name, Anschrift, Geburtsdatum, Telefonnummer und E-Mail-Adresse;
Versicherungs- und Abrechnungsdaten, insbesondere Krankenkasse, Versichertennummer, erbrachte Leistungen und Zahlungsinformationen;
Anmeldungs- und Vertragsdaten, insbesondere gewünschte Betreuung, gebuchter Kurs, Termine, Teilnahmebestätigungen und unterzeichnete Vereinbarungen;
Gesundheitsdaten, insbesondere der errechnete Geburtstermin sowie betreuungsrelevante Angaben zum Schwangerschaftsverlauf, zu Beschwerden, Befunden und zur Wochenbett- und Stillzeit;
erforderliche Angaben zum Kind, insbesondere Geburtsdatum, Entwicklung und betreuungsrelevante Befunde;
Kommunikationsdaten aus Anfragen und Terminabsprachen.
Von Begleitpersonen werden insbesondere Namen, erforderliche Kontakt- und Rechnungsdaten, die Zuordnung zum Kurs, Vertrags- und Zahlungsdaten sowie die tatsächliche Teilnahme verarbeitet.
Die Daten werden überwiegend unmittelbar bei der betroffenen Person erhoben. Angaben zur Begleitperson können zunächst durch die Schwangere übermittelt werden. Medizinische Informationen können bei entsprechender Berechtigung außerdem von mitbehandelnden Fachpersonen stammen.
Anfragen, Anmeldung und Vertragsdurchführung
Die Verarbeitung erfolgt zur Bearbeitung von Anfragen, zur Planung der Betreuung, zur Organisation von Terminen und Kursen sowie zum Abschluss und zur Durchführung der jeweiligen Vereinbarungen. Rechtsgrundlage ist Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b DSGVO.
Gesundheitsversorgung
Soweit Gesundheitsdaten für die Hebammenbetreuung erforderlich sind, erfolgt die Verarbeitung zusätzlich auf Grundlage von Artikel 9 Absatz 2 Buchstabe h und Absatz 3 DSGVO in Verbindung mit § 22 Absatz 1 Nummer 1 Buchstabe b BDSG. Die Hebamme unterliegt der beruflichen Schweigepflicht.
Dokumentation, Abrechnung und Aufbewahrung
Personenbezogene Daten werden außerdem zur Erfüllung gesetzlicher Dokumentations-, Abrechnungs- und Aufbewahrungspflichten verarbeitet. Rechtsgrundlage ist Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe c DSGVO, insbesondere in Verbindung mit § 630f BGB und den einschlägigen sozial- und steuerrechtlichen Vorschriften. Für Gesundheitsdaten gelten ergänzend die dafür maßgeblichen Voraussetzungen des Artikels 9 DSGVO.
Einwilligungen
Soweit eine Verarbeitung eine Einwilligung erfordert, wird diese gesondert eingeholt. Rechtsgrundlagen sind Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe a und bei Gesundheitsdaten Artikel 9 Absatz 2 Buchstabe a DSGVO.
Rechtsansprüche
Soweit erforderlich, werden Daten zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung rechtlicher Ansprüche verarbeitet. Rechtsgrundlage ist Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO; bei Gesundheitsdaten zusätzlich Artikel 9 Absatz 2 Buchstabe f DSGVO. Das berechtigte Interesse besteht in der Klärung von Ansprüchen und dem Nachweis der ordnungsgemäßen Leistungserbringung.
Für Anmeldung, Verwaltung, Dokumentation und Abrechnung wird Hebamio der Somedio Software GmbH eingesetzt.
Die fachliche Betreuungsdokumentation wird ausschließlich in Hebamio geführt. Dort werden die für die jeweilige Leistung erforderlichen Anmeldungs-, Vertrags-, Gesundheits- und Abrechnungsdaten verarbeitet.
Die technische Bereitstellung des Systems erfolgt durch den Softwareanbieter und die hierfür eingesetzten technischen Dienstleister. Eine externe Abrechnungsstelle wird nicht beauftragt.
Gesetzlich abrechenbare Hebammenleistungen werden unmittelbar mit der jeweiligen Krankenkasse abgerechnet. Hierfür werden die gesetzlich erforderlichen Versicherten-, Leistungs- und Abrechnungsdaten nach § 301a SGB V übermittelt.
Privatrechnungen werden unmittelbar an die jeweilige zahlungspflichtige Person gerichtet. Begleitpersonen erhalten eine Teilnahme- und Zahlungsbestätigung zur eigenständigen Einreichung bei ihrer Krankenkasse.
An vertretende Hebammen, Arztpraxen oder Kliniken werden erforderliche Informationen auf Grundlage einer zuvor erteilten Schweigepflichtentbindung weitergegeben. Gesetzliche Übermittlungsbefugnisse und -pflichten sowie die zulässige Weitergabe in medizinischen Notfällen bleiben unberührt.
Weitere mögliche Empfänger sind die für Kommunikation und Zahlungsabwicklung erforderlichen E-Mail-, Telekommunikations- und Zahlungsdienstleister. An Behörden, Gerichte oder beruflich zur Verschwiegenheit verpflichtete Beratende werden Daten nur übermittelt, soweit dies gesetzlich erforderlich oder zur Klärung rechtlicher Ansprüche zulässig und notwendig ist.
Organisatorische Absprachen erfolgen telefonisch und per E-Mail sowie zur Terminvereinbarung auch per SMS.
SMS werden ausschließlich zur Terminvereinbarung genutzt. Die Übermittlung von Befunden, Fotos oder ausführlichen medizinischen Angaben ist auf diesem Weg nicht vorgesehen.
Bei gewöhnlichen E-Mails und SMS kann eine durchgängige Vertraulichkeit der Übertragung nicht gewährleistet werden. Verträge mit personenbezogenen Daten werden als passwortgeschützte Dateien versandt. Für besonders sensible Informationen wird ein geeigneter Übermittlungsweg abgestimmt.
Eine Speicherung der Betreuungsunterlagen in iCloud erfolgt seitens der Hebamme nicht.
Für vereinbarte Videobetreuung oder die zulässige Online-Teilnahme an einem Kurs wird WebPrax der Healthy Projects GmbH eingesetzt.
Dabei werden die zur Durchführung der Verbindung erforderlichen Daten verarbeitet, insbesondere Angaben zur Sitzung, technische Verbindungsdaten sowie die während der Teilnahme übertragenen Bild- und Toninformationen.
Die Teilnahme per Video ist freiwillig. Vor der Nutzung werden die gesonderten Informationen und die vorgesehene Einwilligungserklärung bereitgestellt.
Bei einer Online-Zuschaltung zu einem Präsenzkurs können Bild- und Tonbeiträge von den übrigen Teilnehmenden einschließlich der Begleitpersonen wahrgenommen werden. Entsprechendes gilt für die Übertragung aus dem Kursraum. Die hierfür vorgesehenen Einwilligungen aller Beteiligten werden vorab eingeholt.
Eine Aufzeichnung der Sitzungen durch die Hebamme erfolgt nicht. Auch den Teilnehmenden sind Bild-, Ton- und Videoaufzeichnungen untersagt. Betreuungsrelevante Inhalte werden unabhängig davon im erforderlichen Umfang in Hebamio dokumentiert.
Zur Leistungserbringung werden die in diesen Hinweisen genannten Software- und Kommunikationsdienste eingesetzt. Soweit Dienstleister Daten im Auftrag verarbeiten, sind hierfür die Anforderungen des Artikels 28 DSGVO maßgeblich.
Personenbezogene Daten werden so lange gespeichert, wie dies für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.
Für die verschiedenen Unterlagen gelten insbesondere folgende Kriterien:
Anfragen ohne anschließende Betreuung oder Kursbuchung: Die Daten werden gelöscht, sobald die Anfrage abschließend bearbeitet ist und kein weiterer zulässiger Aufbewahrungszweck besteht.
Warteliste: Die Daten werden für die Vermittlung des gewünschten Kursplatzes gespeichert. Sobald dieser Zweck entfällt oder die Streichung von der Warteliste gewünscht wird, werden die dafür nicht mehr benötigten Daten gelöscht.
Behandlungsdokumentation: Diese wird grundsätzlich zehn Jahre nach Abschluss der Behandlung aufbewahrt, soweit keine abweichenden gesetzlichen Vorgaben bestehen.
Rechnungen und Buchungsbelege: Diese werden grundsätzlich acht Jahre aufbewahrt. Die Frist beginnt regelmäßig mit dem Ende des jeweiligen Kalenderjahres. Abweichende oder verlängerte steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten bleiben unberührt.
Sonstige Vertrags- und Zahlungsunterlagen: Diese werden so lange aufbewahrt, wie sie für die Vertragsabwicklung, gesetzliche Nachweispflichten oder die Klärung möglicher Ansprüche erforderlich sind.
Organisatorische Nachrichten: Diese werden gelöscht, sobald sie für die Terminorganisation und den erforderlichen Nachweis nicht mehr benötigt werden.
Eine längere Speicherung einzelner Unterlagen kann erforderlich sein, wenn konkrete rechtliche Ansprüche zu klären oder abzuwehren sind. Eine pauschale Aufbewahrung sämtlicher Daten für 30 Jahre erfolgt nicht.
Nach Wegfall der jeweiligen Speichergründe werden die Daten gelöscht. Während einer ausschließlich gesetzlich oder rechtlich begründeten weiteren Aufbewahrung wird ihre Nutzung auf diese Zwecke beschränkt.
Die für Betreuung, Vertragsdurchführung und Abrechnung notwendigen Angaben werden benötigt, um die gewünschte Leistung fachgerecht zu erbringen und abzurechnen. Ohne diese Angaben kann eine Betreuung oder Kursteilnahme gegebenenfalls nicht vereinbart oder durchgeführt werden.
Freiwillige Angaben und gesonderte Einwilligungen sind davon zu unterscheiden.
Unter den jeweiligen gesetzlichen Voraussetzungen bestehen folgende Rechte:
Auskunft über die verarbeiteten personenbezogenen Daten;
Berichtigung unrichtiger und Vervollständigung unvollständiger Daten;
Löschung personenbezogener Daten;
Einschränkung der Verarbeitung;
Datenübertragbarkeit.
Soweit eine Verarbeitung auf Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO beruht, besteht das Recht, aus Gründen, die sich aus der besonderen Situation der betroffenen Person ergeben, Widerspruch einzulegen.
Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden, beispielsweise über die oben genannten Kontaktdaten. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt. Eine unabhängig davon erforderliche Verarbeitung und Aufbewahrung auf anderer Rechtsgrundlage bleibt zulässig.
Zur Ausübung dieser Rechte kann die Verantwortliche unmittelbar kontaktiert werden. Die Rechte des Kindes können durch dessen hierzu berechtigte gesetzliche Vertretung ausgeübt werden.
Es besteht das Recht, bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde Beschwerde einzulegen, wenn die Verarbeitung personenbezogener Daten für unzulässig gehalten wird.
Zuständige Aufsichtsbehörde ist:
Unabhängiges Landeszentrum für Datenschutz Schleswig-Holstein
Holstenstraße 98
24103 Kiel
Telefon: 0431 988-1200
E-Mail: mail@datenschutzzentrum.de
Website: https://www.datenschutzzentrum.de
Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne von Artikel 22 DSGVO findet seitens der Hebamme nicht statt.
Stand: 12.09.2026