Verantwortlich für die nachfolgend beschriebene Verarbeitung personenbezogener Daten ist:
Esther Siebmann, Hebamme und Still- und Laktationsberaterin IBCLC
Seeblick 16, 24787 Fockbek
E-Mail: esiebmann@posteo.de
Telefon: 0176 36398323
Diese Datenschutzhinweise gelten für Anfragen und Anmeldungen, die Betreuung während der Schwangerschaft und im Wochenbett sowie die Teilnahme an Geburtsvorbereitungskursen einschließlich der Teilnahme von Begleitpersonen. Sie gelten außerdem für personenbezogene Daten des Kindes, soweit diese im Rahmen der Betreuung verarbeitet werden.
Verarbeitet werden die personenbezogenen Daten, die für die Bearbeitung von Anfragen, die vereinbarte Betreuung oder Kursteilnahme sowie für Dokumentation und Abrechnung erforderlich sind. Hierzu gehören je nach Leistung:
Stammdaten und Kontaktdaten, insbesondere Name, Anschrift, Geburtsdatum, Telefonnummer und E-Mail-Adresse;
Versicherungs- und Abrechnungsdaten, insbesondere Krankenkasse, Versichertennummer, erbrachte Leistungen und Zahlungsinformationen;
Anmeldungs- und Vertragsdaten, insbesondere gewünschte Betreuung, gebuchter Kurs, Termine, Teilnahmebestätigungen und unterzeichnete Vereinbarungen;
Gesundheitsdaten, insbesondere der errechnete Geburtstermin sowie betreuungsrelevante Angaben zum Schwangerschaftsverlauf, zu Beschwerden, Befunden und zur Wochenbett- und Stillzeit;
erforderliche Angaben zum Kind, insbesondere Geburtsdatum, Entwicklung und betreuungsrelevante Befunde;
Kommunikationsdaten aus Anfragen und Terminabsprachen.
Von Begleitpersonen werden insbesondere Namen, erforderliche Kontakt- und Rechnungsdaten, die Zuordnung zum Kurs, Vertrags- und Zahlungsdaten sowie die tatsächliche Teilnahme verarbeitet.
Die Daten werden überwiegend unmittelbar bei der betroffenen Person erhoben. Angaben zur Begleitperson können zunächst durch die Schwangere übermittelt werden. Medizinische Informationen können bei entsprechender Berechtigung außerdem von mitbehandelnden Fachpersonen stammen.
Anfragen, Anmeldung und Vertragsdurchführung
Die Verarbeitung erfolgt zur Bearbeitung von Anfragen, zur Planung der Betreuung, zur Organisation von Terminen und Kursen sowie zum Abschluss und zur Durchführung der jeweiligen Vereinbarungen. Rechtsgrundlage ist Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b DSGVO.
Gesundheitsversorgung
Soweit Gesundheitsdaten für die Hebammenbetreuung erforderlich sind, erfolgt die Verarbeitung zusätzlich auf Grundlage von Artikel 9 Absatz 2 Buchstabe h und Absatz 3 DSGVO in Verbindung mit § 22 Absatz 1 Nummer 1 Buchstabe b BDSG. Die Hebamme unterliegt der beruflichen Schweigepflicht.
Dokumentation, Abrechnung und Aufbewahrung
Personenbezogene Daten werden außerdem zur Erfüllung gesetzlicher Dokumentations-, Abrechnungs- und Aufbewahrungspflichten verarbeitet. Rechtsgrundlage ist Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe c DSGVO, insbesondere in Verbindung mit § 630f BGB und den einschlägigen sozial- und steuerrechtlichen Vorschriften. Für Gesundheitsdaten gelten ergänzend die dafür maßgeblichen Voraussetzungen des Artikels 9 DSGVO.
Einwilligungen
Soweit eine Verarbeitung eine Einwilligung erfordert, wird diese gesondert eingeholt. Rechtsgrundlagen sind Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe a und bei Gesundheitsdaten Artikel 9 Absatz 2 Buchstabe a DSGVO.
Rechtsansprüche
Soweit erforderlich, werden Daten zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung rechtlicher Ansprüche verarbeitet. Rechtsgrundlage ist Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO; bei Gesundheitsdaten zusätzlich Artikel 9 Absatz 2 Buchstabe f DSGVO. Das berechtigte Interesse besteht in der Klärung von Ansprüchen und dem Nachweis der ordnungsgemäßen Leistungserbringung.
Für Anmeldung, Verwaltung, Dokumentation und Abrechnung wird Hebamio der Somedio Software GmbH eingesetzt.
Die fachliche Betreuungsdokumentation wird ausschließlich in Hebamio geführt. Dort werden die für die jeweilige Leistung erforderlichen Anmeldungs-, Vertrags-, Gesundheits- und Abrechnungsdaten verarbeitet.
Die technische Bereitstellung des Systems erfolgt durch den Softwareanbieter und die hierfür eingesetzten technischen Dienstleister. Eine externe Abrechnungsstelle wird nicht beauftragt.
Gesetzlich abrechenbare Hebammenleistungen werden unmittelbar mit der jeweiligen Krankenkasse abgerechnet. Hierfür werden die gesetzlich erforderlichen Versicherten-, Leistungs- und Abrechnungsdaten nach § 301a SGB V übermittelt.
Privatrechnungen werden unmittelbar an die jeweilige zahlungspflichtige Person gerichtet. Begleitpersonen erhalten eine Teilnahme- und Zahlungsbestätigung zur eigenständigen Einreichung bei ihrer Krankenkasse.
An vertretende Hebammen, Arztpraxen oder Kliniken werden erforderliche Informationen auf Grundlage einer zuvor erteilten Schweigepflichtentbindung weitergegeben. Gesetzliche Übermittlungsbefugnisse und -pflichten sowie die zulässige Weitergabe in medizinischen Notfällen bleiben unberührt.
Weitere mögliche Empfänger sind die für Kommunikation und Zahlungsabwicklung erforderlichen E-Mail-, Telekommunikations- und Zahlungsdienstleister. An Behörden, Gerichte oder beruflich zur Verschwiegenheit verpflichtete Beratende werden Daten nur übermittelt, soweit dies gesetzlich erforderlich oder zur Klärung rechtlicher Ansprüche zulässig und notwendig ist.
Organisatorische Absprachen erfolgen telefonisch und per E-Mail sowie zur Terminvereinbarung auch per SMS.
SMS werden ausschließlich zur Terminvereinbarung genutzt. Die Übermittlung von Befunden, Fotos oder ausführlichen medizinischen Angaben ist auf diesem Weg nicht vorgesehen.
Bei gewöhnlichen E-Mails und SMS kann eine durchgängige Vertraulichkeit der Übertragung nicht gewährleistet werden. Verträge mit personenbezogenen Daten werden als passwortgeschützte Dateien versandt. Für besonders sensible Informationen wird ein geeigneter Übermittlungsweg abgestimmt.
Eine Speicherung der Betreuungsunterlagen in iCloud erfolgt seitens der Hebamme nicht.
Für vereinbarte Videobetreuung oder die zulässige Online-Teilnahme an einem Kurs wird WebPrax der Healthy Projects GmbH eingesetzt.
Dabei werden die zur Durchführung der Verbindung erforderlichen Daten verarbeitet, insbesondere Angaben zur Sitzung, technische Verbindungsdaten sowie die während der Teilnahme übertragenen Bild- und Toninformationen.
Die Teilnahme per Video ist freiwillig. Vor der Nutzung werden die gesonderten Informationen und die vorgesehene Einwilligungserklärung bereitgestellt.
Bei einer Online-Zuschaltung zu einem Präsenzkurs können Bild- und Tonbeiträge von den übrigen Teilnehmenden einschließlich der Begleitpersonen wahrgenommen werden. Entsprechendes gilt für die Übertragung aus dem Kursraum. Die hierfür vorgesehenen Einwilligungen aller Beteiligten werden vorab eingeholt.
Eine Aufzeichnung der Sitzungen durch die Hebamme erfolgt nicht. Auch den Teilnehmenden sind Bild-, Ton- und Videoaufzeichnungen untersagt. Betreuungsrelevante Inhalte werden unabhängig davon im erforderlichen Umfang in Hebamio dokumentiert.
Zur Leistungserbringung werden die in diesen Hinweisen genannten Software- und Kommunikationsdienste eingesetzt. Soweit Dienstleister Daten im Auftrag verarbeiten, sind hierfür die Anforderungen des Artikels 28 DSGVO maßgeblich.
Personenbezogene Daten werden so lange gespeichert, wie dies für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.
Für die verschiedenen Unterlagen gelten insbesondere folgende Kriterien:
Anfragen ohne anschließende Betreuung oder Kursbuchung: Die Daten werden gelöscht, sobald die Anfrage abschließend bearbeitet ist und kein weiterer zulässiger Aufbewahrungszweck besteht.
Warteliste: Die Daten werden für die Vermittlung des gewünschten Kursplatzes gespeichert. Sobald dieser Zweck entfällt oder die Streichung von der Warteliste gewünscht wird, werden die dafür nicht mehr benötigten Daten gelöscht.
Behandlungsdokumentation: Diese wird grundsätzlich zehn Jahre nach Abschluss der Behandlung aufbewahrt, soweit keine abweichenden gesetzlichen Vorgaben bestehen.
Rechnungen und Buchungsbelege: Diese werden grundsätzlich acht Jahre aufbewahrt. Die Frist beginnt regelmäßig mit dem Ende des jeweiligen Kalenderjahres. Abweichende oder verlängerte steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten bleiben unberührt.
Sonstige Vertrags- und Zahlungsunterlagen: Diese werden so lange aufbewahrt, wie sie für die Vertragsabwicklung, gesetzliche Nachweispflichten oder die Klärung möglicher Ansprüche erforderlich sind.
Organisatorische Nachrichten: Diese werden gelöscht, sobald sie für die Terminorganisation und den erforderlichen Nachweis nicht mehr benötigt werden.
Eine längere Speicherung einzelner Unterlagen kann erforderlich sein, wenn konkrete rechtliche Ansprüche zu klären oder abzuwehren sind. Eine pauschale Aufbewahrung sämtlicher Daten für 30 Jahre erfolgt nicht.
Nach Wegfall der jeweiligen Speichergründe werden die Daten gelöscht. Während einer ausschließlich gesetzlich oder rechtlich begründeten weiteren Aufbewahrung wird ihre Nutzung auf diese Zwecke beschränkt.
Die für Betreuung, Vertragsdurchführung und Abrechnung notwendigen Angaben werden benötigt, um die gewünschte Leistung fachgerecht zu erbringen und abzurechnen. Ohne diese Angaben kann eine Betreuung oder Kursteilnahme gegebenenfalls nicht vereinbart oder durchgeführt werden.
Freiwillige Angaben und gesonderte Einwilligungen sind davon zu unterscheiden.
Unter den jeweiligen gesetzlichen Voraussetzungen bestehen folgende Rechte:
Auskunft über die verarbeiteten personenbezogenen Daten;
Berichtigung unrichtiger und Vervollständigung unvollständiger Daten;
Löschung personenbezogener Daten;
Einschränkung der Verarbeitung;
Datenübertragbarkeit.
Soweit eine Verarbeitung auf Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO beruht, besteht das Recht, aus Gründen, die sich aus der besonderen Situation der betroffenen Person ergeben, Widerspruch einzulegen.
Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden, beispielsweise über die oben genannten Kontaktdaten. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt. Eine unabhängig davon erforderliche Verarbeitung und Aufbewahrung auf anderer Rechtsgrundlage bleibt zulässig.
Zur Ausübung dieser Rechte kann die Verantwortliche unmittelbar kontaktiert werden. Die Rechte des Kindes können durch dessen hierzu berechtigte gesetzliche Vertretung ausgeübt werden.
Es besteht das Recht, bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde Beschwerde einzulegen, wenn die Verarbeitung personenbezogener Daten für unzulässig gehalten wird.
Zuständige Aufsichtsbehörde ist:
Unabhängiges Landeszentrum für Datenschutz Schleswig-Holstein
Holstenstraße 98
24103 Kiel
Telefon: 0431 988-1200
E-Mail: mail@datenschutzzentrum.de
Website: https://www.datenschutzzentrum.de
Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne von Artikel 22 DSGVO findet seitens der Hebamme nicht statt.
Stand: 12.09.2026
Esther Siebmann, Midwife and International Board Certified Lactation Consultant (IBCLC)
Address: Seeblick 16, 24787 Fockbek
Email: esiebmann@posteo.de
Telephone: 0176 36398323
1. Scope
These General Terms and Conditions apply to enquiries regarding antenatal and postnatal care, as well as to bookings for and participation in antenatal classes provided by midwife Esther Siebmann.
The specific course terms apply exclusively to the antenatal course booked. Booking a course does not constitute an agreement for antenatal or postnatal care.
2. Registration for Antenatal and Postnatal Care
Registration through Hebamio constitutes a non-binding enquiry for care. After checking availability, the midwife will notify the applicant by email whether care can be provided. An automated acknowledgement of receipt does not constitute confirmation of care.
A separate treatment agreement, signed by both parties, will be concluded for antenatal and postnatal care. This agreement governs, in particular, the scope of services, availability, appointment arrangements, billing and cover by another midwife.
3. Registration for an Antenatal Course
Registration through Hebamio constitutes a non-binding enquiry for a course place.
After availability has been checked, the pregnant participant will receive a separate course treatment agreement. This will be sent electronically and may be signed and submitted digitally. Alternatively, the agreement may be printed, signed by hand and returned as a scanned copy or by post.
The course place is booked on a binding basis once the course treatment agreement has been signed by both the pregnant participant and the midwife. A prior acknowledgement of receipt or notification that a place is available does not constitute a binding booking. Once both parties have signed, the pregnant participant will receive an electronic copy of the agreement.
If the requested course is fully booked, the pregnant participant may join the waiting list without obligation.
4. Course Structure and Venue
The antenatal course consists of seven evening sessions, each lasting 120 minutes. An accompanying person may attend sessions 3, 4 and 5.
The pregnant participant may attend the entire course without an accompanying person. Her booking and participation are independent of any registration or payment by an accompanying person.
The course takes place in person. Unless otherwise stated in the relevant course description, the venue is:
Reetwerk 4
Rendsburger Str. 4
24787 Fockbek
5. Online Participation in the Event of Illness
If the pregnant participant is ill, online access to the in-person course may exceptionally be arranged by prior agreement. For sessions open to accompanying persons, the registered accompanying person may also participate online.
This is subject to technical and organisational feasibility and the prior consent of everyone attending the relevant session. Separate consent forms signed by all participants, including accompanying persons, must be received before the video transmission begins.
There is no entitlement to online access. If any required consent is missing or is withdrawn before the transmission, online access will not be provided. If consent is withdrawn during the transmission, the transmission will be ended.
Audio recordings, photographs, video recordings and screenshots of the course are not permitted. Online participants must ensure that people who are not participating cannot watch or listen to the course.
The separate information and consent forms concerning video transmission also apply.
6. Fees and Billing for Pregnant Participants
Participants with statutory health insurance
Course hours actually attended and eligible for reimbursement under the applicable German Midwifery Services Agreement (Hebammenhilfevertrag) will be billed directly to the health insurance fund.
Missed course hours will not be charged privately to participants with statutory health insurance.
Online participation will be billed to the health insurance fund only where the applicable requirements are met.
Any change of health insurance fund must be communicated to the midwife promptly.
Privately insured and self-paying participants
Course services actually attended will be billed at twice the standard rate under the applicable Schleswig-Holstein fee regulations for midwifery services provided to self-paying patients, insofar as this rate is permitted for the service concerned.
Before the course begins, the participant will receive information in text form, such as by email, stating the price per course hour and the estimated total cost for full attendance.
A private invoice will be issued. The payment deadline will be stated on the invoice.
Whether and to what extent private health insurance reimburses the costs depends on the individual insurance policy. The participant remains responsible for paying the agreed fee regardless of any reimbursement.
7. Participation and Fees for Accompanying Persons
Participation by an accompanying person is voluntary. The pregnant participant may attend the entire course without an accompanying person. Her registration and participation are independent of any registration or payment by an accompanying person.
The accompanying person’s registration may be submitted by the pregnant participant. The accompanying person will receive a separate agreement covering the paid participation, including the fee provisions, which the accompanying person must personally sign. The documents may be sent to the pregnant participant together with the course treatment agreement and returned through her. The accompanying person’s booking becomes binding once the midwife has received the agreement signed by both contracting parties.
The accompanying person is personally responsible for payment.
A flat fee of €75 applies to the three designated sessions open to accompanying persons. Individual sessions cannot be booked separately. Partial attendance or absence from individual sessions does not, in itself, result in a fee reduction. This also applies to permitted online participation. Statutory rights to a reduction or refund and statutory termination rights remain unaffected.
The fee must be paid in advance by bank transfer. Payment is due within 14 days once the booking is binding and the payment information has been received. Bank details will be provided.
If the midwife cancels a session open to accompanying persons without providing a replacement, €25 per cancelled session will be refunded within 30 days after the course ends. If the midwife cancels the entire course, advance payments already received will be refunded without undue delay.
Following attendance, the accompanying person will receive confirmation of attendance and payment for possible submission to their health insurance fund. Whether and to what extent the fees are reimbursed depends on the fund’s benefit conditions.
8. Withdrawal and Missed Sessions
The pregnant participant may withdraw from the course free of charge by email. Services already attended will be billed in accordance with Section 6.
Withdrawal by an accompanying person and non-attendance at individual sessions are subject to the fee provisions in Section 7. Withdrawal by the pregnant participant does not automatically terminate the separate agreement with the accompanying person. Statutory termination rights and statutory rights to a fee reduction or refund remain unaffected.
Participants and accompanying persons are requested to give as much notice as possible of withdrawal from the entire course or inability to attend individual sessions.
There is no entitlement to an individual catch-up session or a place on another course for missed sessions.
9. Minimum Number of Participants and Cancellation of the Entire Course
A minimum of six pregnant participants with binding bookings is required for a course to take place. Accompanying persons do not count towards this minimum.
If fewer than six pregnant participants have binding bookings, the midwife may cancel the course no later than three weeks before its scheduled start date. Notification will be sent by email.
Fees already paid for the cancelled course will be refunded without undue delay.
An alternative course will only be booked with the participant’s agreement. Statutory rights remain unaffected.
10. Cancellation of Individual Sessions
If a session cannot take place for an important reason, particularly illness of the midwife or an unforeseen professional emergency, participants will be informed as early as possible.
A replacement session will be offered where organisationally and practically feasible. No unconditional guarantee is given that cancelled sessions will be rescheduled. If no replacement can be arranged, the affected session will be cancelled without replacement.
Sessions that are cancelled and not subsequently provided will not be billed to the health insurance fund, the participant or the accompanying person.
If an accompanying person cannot attend a replacement session offered by the midwife, the flat fee will be reduced by €25 for each affected session. Amounts already paid will be refunded within 30 days after the course ends. The pregnant participant will incur no additional costs for being unable to attend the replacement session.
The statutory rights of the contracting parties remain unaffected.
11. Liability
The statutory provisions on liability apply.
12. Data Protection
Personal data required for registration, care, course delivery, documentation and billing will be processed using the Hebamio practice management software. Data necessary for billing will be transmitted to the relevant health insurance fund.
Further information about the processing of personal data, the service providers used and the rights of data subjects is provided in the separate privacy notice made available during registration.
Acceptance of these General Terms and Conditions does not replace any separate consent that may be required under data protection law.
Version dated: 15 September 2026
Consumers are entitled to a right of withdrawal under the following conditions: A consumer is any natural person who concludes a legal transaction for purposes that cannot be predominantly attributed to either their commercial or independent professional activity. The midwife/midwifery practice points out the following to the participant: You have the right to cancel this contract within 14 days without giving reasons. The cancellation period is 14 days from the day the contract is concluded. In order to exercise your right of withdrawal, you must inform the midwife of your decision to withdraw from this contract by means of a clear statement (e.g. a letter sent by post or by email). In order to meet the cancellation period, it is sufficient that you send the notification of your exercise of the right of cancellation before the cancellation period expires.
Consequences of revocation
The midwife/midwifery practice must repay all payments received from the participant immediately, but at the latest within 14 days from the day on which notification of the revocation was received. If the participant has requested that the service begin during the cancellation period, she must pay the midwifery practice an appropriate amount that corresponds to the proportion of the service used up to that point.